Tulisan ini saya buat untuk auditorindonesia.com, bisa dilihat juga disini:
Apakah kalian pernah mengernyitkan dahi ketika menerima email kantor hanya berupa attachment disertai tulisan “FYI”, atau “Update data per tanggal sekian”? Pertanyaan pertama yang muncul PASTI “apaan nih?”. Oleh karena itu kali ini saya ingin membahas email kantor yang baik menurut saya, silakan kalau ada yang mau menambahkan.
Email yang baik menurut saya adalah email yang menjelaskan apa maksud dari si pengirim email dengan singkat namun jelas. Karena kalau terlalu panjang juga orang akan malas untuk membacanya sehingga cenderung membaca sekilas saja. Contoh di atas, “FYI”, alangkah baiknya apabila disertai dengan sedikit penjelasan tentang isi file yang dilampirkan, dan apa tujuan dari pengirim melampirkan file tersebut. Untuk dibaca? Di-review? Dikerjakan? Tujuannya apa?
Lalu untuk email “update data per tanggal sekian”, alangkah baiknya apabila disertai dengan perubahan-perubahan apa saja yang terjadi di file tersebut apabila dibandingkan dengan versi sebelumnya.
Apabila kita telah terbiasa mengemail dengan singkat dan jelas seperti yang saya tuliskan di atas, perlu dilihat lagi, apakah tendensi kita dalam mengemail orang tersebut pasti tercapai sesuai dengan yang diharapkan?
Saya mengambil contoh, apabila kita, (anggap saja A), memberikan pilihan kepada orang yang menerima email (anggap saja B), namun sebenarnya A menginginkan B untuk memilih pilihan 1 daripada pilihan 2, apakah tendensi si A akan tercapai apabila ia hanya mengemail dengan: memberikan pilihan 1 atau 2 beserta tulisan “Silahkan didiskusikan dengan tim Bapak, saya tunggu responsnya besok pagi.”? Saya sih nggak yakin ya. Kemungkinan tujuan si A akan tercapai lebih besar apabila di dalam emailnya ia menjelaskan (lagi-lagi dengan singkat namun jelas), masing-masing keuntungan dan kerugian dari pilihan 1 dan 2, namun keuntungan pilihan 1 dicari sebanyak-banyaknya, dengan tidak mengurangi atau menutup-nutupi keuntungan pilihan 2. Pun tidak ada salahnya kerugian pilihan 2 dicari sebanyak-banyaknya, tanpa menutup-nutupi hal-hal yang memang telah menjadi kerugian pilihan 1. Diarahkan ke pilihan 1. Kurang-lebih begitu.
Satu lagi, apabila kita memiliki tujuan untuk mencapai suatu target dalam mengirim email, tidak ada salahnya untuk menuliskan konsekuensi apabila target tidak terpenuhi. Bukan mengancam, tetapi menuliskan konsekuensi yang harus ditanggung oleh si penerima email apabila target tidak terpenuhi.
Saya mengingat-ingat contoh terdekat di dalam pikiran saya dan tidak menemukan contoh dari sisi sebagai seorang auditor, melainkan dari sisi akuntan. Misalnya kita bertujuan untuk meng-update data vendor perusahaan kita dan kita pun mengirimkan email ke vendor-vendor terkait mengenai apakah ada perubahan alamat, nomor telepon, nomor rekening bank, dll; dan kita membutuhkan data-data itu sesegera mungkin. ASAP.
Apabila kita mengirimkan email hanya berupa “Sehubungan dengan proses reimplementasi sistem kami, mohon di-update template terlampir dan dikembalikan kepada kami sebelum tanggal sekian”, apakah target kita akan tercapai? Apakah sebelum tanggal sekian yang diharapkan, semua data vendor ter-update telah diterima? Tidak. Tentu saja tidak. Tapi saya jamin keesokan hari inbox email dan fax anda akan penuh apabila anda mengemail dengan kalimat “Sehubungan dengan proses reimplementasi sistem kami, mohon di-update template terlampir dan dikembalikan kepada kami sebelum tanggal sekian, karena dikhawatirkan akan ada keterlambatan pembayaran dari kami apabila data perusahaan anda tidak ter-update dengan benar.” Berani taruhan. ;)
Terakhir, yang harus diperhatikan tentunya tata bahasa dan kesopanan dari isi email. Oke, mungkin ini agak Indonesia ya, tapi itu sangat penting. Menjaga hubungan baik sungguh sangat membantu untuk ke depannya, entah itu dalam masalah request data, atau kebutuhan lain sehubungan dengan pekerjaan. Tidak perlu ada contoh untuk yang ini ya, karena penulis sudah terlalu lelah untuk mikir. (Lah, malah curhat, haha. :D)
gelaph.com 